Come (non) fare una riunione

Le riunioni in azienda o in genere, sul posto di lavoro, rappresentano uno strumento per condividere informazioni e prendere decisioni, ebbene, molto spesso, non è così, degenerano in discussioni senza fine senza prendere decisioni.

Vediamo gli errori più ricorrenti che non fanno altro che far perdere tempo, contribuiscono a rallentare il lavoro e provocano ulteriore indecisione e vediamo anche cosa fare per rendere la riunione un momento costruttivo e strategico per la propria attività.

Cosa non fare:

1. Manca l'obiettivo: molto spesso la riunione viene convocata e non viene specificato l'obiettivo da raggiungere.
2. Mancano le persone giuste: spesso le riunioni vengono svolte in assenza di persone-chiave ai fini dell'obiettivo finale.
3. Le riunioni vengono programmate a priori: l'importante è fare la riunione, il perchè rimane sconosciuto!

Cosa fare:

1. fissiamo con precisione l’obiettivo della riunione, sforzandoci di renderlo comprensibile, valutabile e motivante per tutti (esempio: "come aumentare i risultati commerciali in Area 3 grazie ad un miglior utilizzo degli strumenti del CRM" è preferibile a "miglioramento dell’utilizzo degli strumenti del CRM aziendale"; 
2. evitiamo brusii o scambi di battute sottovoce tra i partecipanti: diamo importanza all'argomento che stiamo trattando e a chi sta parlando;
3. definiamo e comunichiamo in anticipo l’ordine del giorno;
4. focalizziamoci su di esso, interrompendo abilmente le possibili divagazioni che, se interessanti, verranno prese in considerazione in altro momento (esempio:"..parleremo di questo durante la riunione relativa al budget …");
5. illustriamo con chiarezza le conclusioni della riunione e sintetizziamone i passaggi principali; definiamo tempi di svolgimento delle azioni concordate e gli argomenti della riunione successiva. Se per qualsiasi motivo non possiamo farlo, comunichiamo ai partecipanti entro quale data e da chi riceveranno notizie su questo.
6. concentriamo le riunioni in un sol giorno della settimana
7. le riunioni devono avere una durata non superiore alla mezz'ora
8. il numero di riunioni settimanali non deve essere superiore a 5
9. durante la riunione, telefoni e computer non sono ammessi; solo una penna ed un foglio
10. le riunioni inferiori alla mezz'ora di tempo devono svolgersi in piedi.

Un'ultimo consiglio per aumentare l'efficienza: il prossimo anno ponitti l'obiettivo di ridurre del 50% il numero delle riunioni, sarà già un grande passo verso l'efficienza.